Quem pode deduzir as despesas escrituradas em livro-caixa?

Quem pode deduzir as despesas escrituradas em livro-caixa?

A pessoa que receber rendimentos do trabalho não assalariado, inclusive os titulares de serviços notariais e de registro e os leiloeiros podem deduzir, da receita decorrente do exercício da respectiva atividade, as despesas escrituradas em livro-caixa.

O Livro Caixa do profissional autônomo é um instrumento utilizado para registrar receitas e despesas da atividade profissional, permitindo a apuração do rendimento tributável no Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF). As regras principais estão previstas no Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018) e nas normas da Receita Federal.

1. Quem pode utilizar o Livro Caixa

Podem utilizar o livro caixa pessoas físicas que recebem rendimentos de trabalho não assalariado, como por exemplo:

médicos

advogados

dentistas

psicólogos

engenheiros

contadores

representantes comerciais

outros profissionais autônomos

Também é aplicável quando os rendimentos são recebidos de outras pessoas físicas ou do exterior, sujeitos ao Carnê-Leão.

2. Finalidade do Livro Caixa

O objetivo é deduzir despesas necessárias à atividade profissional para reduzir a base de cálculo do IRPF.

Fórmula básica:

Rendimento bruto – despesas dedutíveis = rendimento tributável

Os valores apurados devem ser informados mensalmente no Carnê-Leão e posteriormente na Declaração de Ajuste Anual.

3. Despesas que podem ser deduzidas

Podem ser deduzidas somente despesas indispensáveis à atividade profissional, tais como:

aluguel do escritório ou consultório

condomínio e IPTU do local de trabalho

água, luz, telefone e internet utilizados na atividade

material de consumo profissional

pagamento de empregados com vínculo (salários e encargos)

honorários de terceiros ligados à atividade

contribuição a conselhos profissionais

despesas com manutenção do local de trabalho

Despesas pessoais não são dedutíveis.

4. Despesas que não podem ser deduzidas

Entre as despesas não aceitas pela Receita Federal estão:

gastos pessoais ou familiares

alimentação pessoal

vestuário comum

aquisição de bens permanentes (ex.: computadores, móveis) — nesses casos não há depreciação para pessoa física no livro caixa

despesas sem relação direta com a atividade

5. Regras de registro

O livro caixa deve conter:

data da operação

descrição da receita ou despesa

valor

saldo

Pode ser mantido:

em livro físico, ou

em planilha ou sistema eletrônico

Pode-se usar o Carnê-Leão Web, que já funciona como livro caixa digital.

6. Documentação comprobatória

O profissional deve guardar comprovantes por no mínimo 5 anos, como:

notas fiscais

recibos

contratos

comprovantes de pagamento

Esses documentos comprovam as despesas em caso de fiscalização.

BASES:

RIR/2018 – arts. 75 a 80

Lei nº 8.134/1990

Instrução Normativa RFB nº 1.500/2014

Exemplo:

Receita mensal de consultas: R$ 15.000

Despesas:

aluguel consultório: R$ 3.000

secretária: R$ 2.500

luz/internet: R$ 500

Total despesas: R$ 6.000

Base tributável = R$ 15.000 – R$ 6.000 = R$ 9.000