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ESCRITURAÇÃO DO CONTRIBUINTE

A pessoa jurídica sujeita a tributação com base no Lucro Real deve manter escrituração com observância das leis comerciais e fiscais (Decreto-lei 1.598/1977, artigo 7°).

A escrituração deverá abranger todas as operações do contribuinte, os resultados apurados em suas atividades no território nacional, bem como os lucros, rendimentos e ganhos de capital auferidos no exterior (Lei 2.354/1954, artigo 2°, e Lei 9.249/1995, artigo 25).

CONTABILIDADE NÃO CENTRALIZADA

É facultado às pessoas jurídicas que possuírem filiais, sucursais ou agências manter contabilidade não centralizada, devendo incorporar ao final de cada mês, na escrituração da matriz, os resultados de cada uma delas (Lei 2.354/1954, artigo 2°).

PESSOAS JURÍDICAS COM SEDE NO EXTERIOR

As disposições do item anterior aplicam-se também às filiais, sucursais, agências ou representações, no Brasil, das pessoas jurídicas com sede no exterior, devendo o agente ou representante do comitente com domicilio fora do País escriturar os seus livros comerciais, de modo que demonstrem, além dos próprios rendimentos, os lucros reais apurados nas operações de conta alheia, em cada período de apuração (Lei 2.354/1954, artigo 2°, e Lei 3.470/1958, artigo 76 e § 1°).

Para apuração do resultado das operações referidas, o intermediário no País que for o importador ou consignatário da mercadoria deverá escriturar e apurar o lucro de sua atividade separadamente do lucro do comitente residente ou domiciliado no exterior (Lei  3.470/1958, artigo 76 e §§ 1º e 2°).

PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS

Os livros comerciais e fiscais poderão ser escriturados por sistema de processamento eletrônico de dados, em formulários contínuos, cujas folhas deverão ser numeradas, em ordem sequencial, mecânica ou tipograficamente.

Veja, a seguir, as disposições sobre a obrigatoriedade da Escrituração Contábil Digital - ECD.

LIVROS COMERCIAIS

A pessoa jurídica é obrigada a seguir ordem uniforme de escrituração, mecanizada ou não, utilizando os livros e papéis adequados, cujo número e espécie ficam a seu critério (Decreto-lei 486/1969, artigo 1°).

LIVRO DIÁRIO

Sem prejuízo de exigências especiais da lei, é obrigatório o uso de Livro Diário, encadernado com folhas numeradas seguidamente, em que serão lançados, dia a dia, diretamente ou por reprodução, os atos ou operações da atividade, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica (Decreto-lei 486/1969, artigo 5°).

Admite-se a escrituração resumida no Diário, por totais que não excedam ao período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para registro individualizado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação (Decreto-lei 486/1969, artigo 5°, § 3°).

No transporte dos totais mensais dos livros auxiliares, para o Diário, deve ser feita referência às páginas em que as operações se encontram lançadas nos livros auxiliares devidamente registrados.

A pessoa jurídica que empregar escrituração mecanizada poderá substituir o Diário e os livros facultativos ou auxiliares por fichas seguidamente numeradas, mecânica ou tipograficamente (Decreto-lei 486/1969, artigo 5°, § 1°).

Os livros ou fichas do Diário, bem como os livros auxiliares referidos, deverão conter termos de abertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação no órgão competente do Registro do Comércio, e, quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos (Lei 3.470/1958, artigo 71, e Decreto-lei 486/1969, artigo 5°, § 2°).

Os livros auxiliares, tais como Caixa e Contas Correntes, que também poderão ser escriturados em fichas, terão dispensada sua autenticação, quando as operações a que se reportarem tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livros devidamente registrados.

No caso de substituição do Livro Diário por fichas, a pessoa jurídica adotará livro próprio para inscrição do balanço e demais demonstrações financeiras, o qual será autenticado no órgão de registro competente.

Para fins de apuração do lucro real, poderá ser aceita, pelos Órgãos da Secretaria da Receita Federal, a escrituração do livro "Diário" autenticado em data posterior ao movimento das operações nele lançadas, desde que o registro e a autenticação tenham sido promovidos até a data prevista para a entrega tempestiva da declaração de rendimentos do correspondente exercício financeiro (IN SRF 16/1984).

Obrigatoriedade da DHP

O Conselho Federal de Contabilidade, através da Resolução CFC 1.363/2011, instituiu a Declaração de Habilitação Profissional - DHP Eletrônica, a qual tem por finalidade comprovar a regularidade profissional do contador perante o Conselho Regional.

A DHP irá compor o Livro Diário e deverá ser incluída após o Termo de Encerramento, a partir de 2012.

LIVRO (ou fichas) RAZÃO

A pessoa jurídica tributada com base no lucro real deverá manter, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação (Lei 8.218/1991, artigo 14, e Lei 8.383/1991, artigo 62).

A escrituração deverá ser individualizada, obedecendo a ordem cronológica das operações.

A não manutenção do livro razão, nas condições determinadas, implicará o arbitramento do lucro da pessoa jurídica (Lei 8.218/1991, artigo 14, parágrafo único, e Lei 8.383/1991, artigo 62).

Estão dispensados de registro ou autenticação o Livro Razão ou fichas de que trata este item.

LIVROS FISCAIS

A pessoa jurídica, além dos livros de contabilidade previstos em leis e regulamentos, deverá possuir os seguintes livros (Lei 154/47, artigo 2°, e Lei 8.383/1991, artigo 48, e Decreto-lei 1.598/1977, artigo 8° e 27):

I – para registro de inventário;

II – para registro de entradas (compras);

III – de Apuração do Lucro Real – LALUR;

IV – para registro permanente de estoque, para as pessoas jurídicas que exercerem atividades de compra, venda, incorporação e construção de imóveis, loteamento ou desmembramento de terrenos para venda;

V – de Movimentação de Combustíveis, a ser escriturado diariamente pelo posto revendedor.

Relativamente aos livros a que se referem os itens I, II e IV, as pessoas jurídicas poderão criar modelos próprios que satisfaçam às necessidades de seu negócio, ou utilizar os livros porventura exigidos por outras leis fiscais, ou, ainda, substituí-los por séries de fichas numeradas (Lei 154/1947, artigo 2°, §§ 1° e 7°).

Os livros de que tratam os incisos I e II ou as fichas que os substituírem, serão registrados e autenticados pelo Departamento Nacional de Registro do Comércio, ou pelas Juntas Comerciais ou repartições encarregadas do registro de comércio e, quando se tratar de sociedade civil, pelo Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou pelo Cartório de Registro de Títulos e Documentos (Lei 154/1947, artigo 2, § 7°, e 3°, e Lei 3.470/1958, artigo 71).

No caso de pessoa física equiparada à pessoa jurídica pela prática das operações imobiliárias, a autenticação do livro para registro permanente de estoque será efetuada pelo órgão da Secretaria da Receita Federal.

LIVRO INVENTÁRIO

No Livro de Inventário deverão ser arrolados, com especificações que facilitem sua identificação, as mercadorias, os produtos manufaturados, as matérias-primas, os produtos em fabricação e os bens em almoxarifado existentes na data do balanço patrimonial levantado ao fim da cada período de apuração (Lei 154/47, artigo 2°, § 2°, e Lei 6.404/1976, artigo 183, inciso II, e 8.541/1992, artigo 3°).

LIVRO DE APURAÇÃO DO LUCRO REAL (LALUR)

No Livro de Apuração do Lucro Real – LALUR, a pessoa jurídica deverá (Decreto-lei 1.598/1977, artigo 8°, inciso I):

I – lançar os ajustes do lucro líquido do período de apuração;

II – transcrever a demonstração do lucro real;

III – manter os registros de controle de prejuízos fiscais a compensar em períodos de apuração subsequentes, do lucro inflacionário a realizar, da depreciação acelerada incentivada, da exaustão mineral, com base na receita bruta, bem como dos demais valores que devam influenciar a determinação do lucro real de períodos de apuração futuros e não constem da escrituração comercial;

IV – manter os registros de controle dos valores excedentes a serem utilizados no cálculo das deduções nos períodos de apuração subsequentes, Aos dispêndios com programa de alimentação ao trabalhador, vale – transporte e outros previstos neste Regulamento.

O Livro de Apuração do Lucro Real – LALUR poderá ser escriturado mediante a utilização de sistema eletrônico de processamento de dados, observadas as normas baixadas pela Secretaria da Receita Federal (Lei 8.218/1991, artigo 18).

Observe os detalhes e especificações deste livro no tópico AJUSTES AO LUCRO LÍQUIDO NO LUCRO REAL.

CONSERVAÇÃO DE LIVROS E COMPROVANTES

A pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial (Decreto-lei 486/1969, artigo 4°).

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de 48 horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição (Decreto-lei 486/1969, artigo 10).

Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios (Lei 9.430/1996, artigo 37).

DOCUMENTAÇÃO GERADA EM COMPUTADOR

O sujeito passivo usuário de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada (Lei 9.430/1996, artigo 38).

Sistema Escritural Eletrônico

As pessoas jurídicas que, de acordo com o balanço encerrado no período de apuração imediatamente anterior, possuírem patrimônio líquido superior a R$ 1.633.072,44 (um milhão seiscentos e trinta e três mil, setenta e dois reais e quarenta e quatro centavos) e utilizarem sistema de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal ficarão obrigadas a manter, em meio magnético ou assemelhado, à disposição da Secretaria da Receita Federal, os respectivos arquivos e sistemas durante o prazo de 5 (cinco) anos (Lei 8.218/1991, artigo 11 e § 1°, Lei 8.383/1991, artigo 3°, inciso II, e Lei 9.249/1995, artigo 30).

Entretanto, por força do artigo 72 da Medida Provisória 2.158-35/2001, o limite de Patrimônio Líquido foi eliminado. Isto quer dizer que, independentemente do valor, os arquivos magnéticos contendo as informações deverão ser mantidos. Assim, mesmo as empresas de diminuto porte deverão cumprir esta formalidade, a partir da data da publicação da MP (27.08.2001).

A partir de 09.06.2010, as especificações técnicas são as definidas no Anexo Único do ADE COFIS 25/2010.

Observe-se que não serão exigidos arquivos digitais de registros contábeis para os contribuintes que estão obrigados à transmissão da ECD ao Sped ou que a transmitiram facultativamente.

As empresas optantes pelo Simples Federal, de que trata a Lei nº 9.317/1996, ficaram dispensadas do cumprimento desta obrigação (artigo 1º, parágrafo único, IN SRF 86/2001). Entendemos que, por analogia, esta dispensa também aplica-se, a partir de 01.07.2007, às empresas optantes pelo Simples Nacional, de que trata a Lei Complementar 123/2006.

ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL - ECD

IN SRF 787/2007 instituiu a Escrituração Contábil Digital (ECD) que passa a ser obrigatória a determinadas pessoas jurídicas com relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008.

A ECD foi instituída para fins fiscais e previdenciários e deverá ser transmitida pelas pessoas jurídicas a ela obrigadas, ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), e será considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém e, quando for o caso, após a autenticação pelos órgãos de registro.

Resolução CFC 1.299/2010, do Conselho Federal de Contabilidade, aprovou o Comunicado Técnico CT 04 definindo as formalidades da escrituração contábil em forma digital para fins de atendimento ao Sistema Público de Escrituração Digital - SPED.

Para maiores detalhamentos sobre a sistemática da Escrituração Contábil Digital, acesse o tópico Escrituração Contábil Digital.

RESPONSÁVEIS PELA ESCRITURAÇÃO

A escrituração ficará sob a responsabilidade de profissional qualificado, nos termos da legislação específica, exceto nas localidades em que não haja elemento habilitado, quando, então, ficará a cargo do contribuinte ou de pessoa pelo mesmo designada (Decreto-lei  486/1969, artigo 3°).

A designação de pessoa não habilitada profissionalmente não eximirá o contribuinte da responsabilidade pela escrituração.

Desde que legalmente habilitado para o exercício profissional referido neste item, o titular da empresa individual, o sócio, acionista ou diretor da sociedade pode assinar as demonstrações financeiras da empresa e assumir a responsabilidade pela escrituração.

PRINCÍPIOS, MÉTODOS E CRITÉRIOS

A escrituração será completa, em idioma e moeda corrente nacionais, em forma mercantil, com individuação e clareza, por ordem cronológica de dia. mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transportes para as margens (Decreto-lei 486/1969 artigo 2°).

É permitido o uso de código de números ou de abreviaturas, desde que estes constem de livro próprio, revestido das formalidades estabelecidas em lei (Decreto-lei 486/1969, artigo 2°, § 1°).

Os erros cometidos serão corrigidos por meio de lançamento de estorno, transferência ou complementação (Decreto-lei 486/1969, artigo 2°, § 2°).

Os registros contábeis que forem necessários para a observância de preceitos da lei tributária relativos à determinação do lucro real, quando não devam, por sua natureza exclusivamente fiscal, constar da escrituração comercial, ou forem diferentes dos lançamentos dessa escrituração, serão feitos no LALUR ou em livros auxiliares (Decreto-lei 1.598/1977, artigo 8°, § 2°).

Devem ser registrados na escrituração comercial a apuração do resultado de contratos de longo prazo, a avaliação de investimentos em sociedades coligadas ou controladas pelo valor do patrimônio líquido inclusive de filiais, sucursais, agências e representações no exterior, a apuração de resultados de empreendimentos imobiliários e a reavaliação de bens do ativo.

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS

Ao fim de cada período de incidência do imposto, o contribuinte deverá apurar o lucro líquido mediante a elaboração, com observância das disposições da lei comercial, do balanço patrimonial, da demonstração do resultado do período de apuração e da demonstração de lucros ou prejuízos acumulados (Decreto-lei 1.598/1977, artigo 7°, § 4°, e Lei  7.450/1985, artigo 18).

O lucro líquido do período deverá ser apurado com observância das disposições da Lei 6.404, de 15 de dezembro de 1976 (Decreto-lei 1.598/1977, artigo 67, inciso XI, e Lei 7.450/1985, artigo 18, e Lei 9.249/1995, artigo 5°).

O balanço ou balancete deverá ser transcrito no Livro Diário (Lei 8.383/1991, artigo 51, e Lei 9.430/1996, artigo 1° e 2°, § 3°).

Obrigatoriedade da DHP

Nos casos de registros na Junta Comercial de demonstrações contábeis em separado do Livro Diário, a Declaração de Habilitação Profissional - DHP Eletrônica - deverá ser incluída após a folha com a assinatura do Profissional de Contabilidade.

 DEMONSTRAÇÃO DO LUCRO REAL

O contribuinte deverá elaborar demonstração do lucro real, discriminando (Decreto-lei  1.598/1977, artigo 8°, § 1°, e Lei 9.430/1996, artigo 1° e 2°):

I – o lucro líquido do período de apuração;

II – os lançamentos de ajuste do lucro líquido, com a indicação, quando for o caso, dos registros correspondentes na escrituração comercial ou fiscal;

III – o lucro real.

A demonstração do lucro real deverá ser transcrita no Livro de Apuração do Lucro Real (Decreto-lei 1.598/1977, artigo 8°, inciso I, alínea b).

A determinação do lucro real pelo contribuinte está sujeita à verificação pela autoridade tributária, com base no exame de livros e documentos de sua escrituração, na escrituração de outros contribuintes, em informação ou esclarecimentos do contribuinte ou de terceiros, ou em qualquer outro elemento de prova (Decreto-lei 1.598/1977, artigo 9°).


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