GUARDA DE DOCUMENTOS – TABELA PRÁTICA
Equipe Portal Tributário
O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.
Tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.
A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de
documentação ou arquivo:
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DOCUMENTOS ou ARQUIVOS |
PRAZO MÍNIMO DE GUARDA |
| Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe |
06 anos (ver nota 2) |
| DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL) |
05 anos (ver nota 3) |
| Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP |
06 anos |
| DIRF |
05 anos |
| Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) |
20 anos |
| Extratos Bancários |
06 anos |
| Folha de Pagamento |
35 anos |
| Folha de Ponto |
05 anos |
| Formulário CAGED |
10 anos |
| GFIP (FGTS - RE / GR) |
35 anos |
| GPS |
05 anos (ver nota 3) |
| GR Contribuição Sindical / Assistencial |
05 anos |
| Holerites / Recibos de Pagamentos |
05 anos |
| Laudo PPRA |
20 anos |
| Livro de Inspeção do Trabalho |
Permanente |
| Livro Diário |
06 anos (ver nota 2) |
| Livro Razão |
06 anos (ver nota 2) |
| Livros de Entradas e Saídas |
05 anos após o último lançamento (ver nota 2) |
| Livro Registro de Inventário |
06 anos após o último lançamento (ver nota 2) |
| Livros: Apuração do ISS e ICMS |
05 anos após o último lançamento |
| Livros de Atas de Assembléia |
Permanente |
| Notas Fiscais e Cupons Fiscais |
05 anos (veja nota 1) |
| Orçamentos / Contratos de Obras |
Até o final da garantia |
| Processos Trabalhistas |
Permanente |
| Prontuários de Funcionários |
Permanente |
| RAIS |
Indeterminado |
| Recibo de Vale Refeição |
06 anos |
| Recibo de Vale Transporte |
06 anos |
Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.
Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.
Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.