A apuração assistida do IBS é uma novidade da reforma tributária, permitindo que os créditos e débitos do imposto sejam apurados instantaneamente, operação por operação.

Cada crédito apropriado do IBS é utilizado para compensação do débito de uma nota fiscal específica de fornecimento (ou de outro tipo de débito), de acordo com sua cronologia (ou seja, créditos mais antigos são compensados primeiramente com os débitos do imposto gerados).

Em comparação ao modelo da EFD ICMS IPI, no IBS, a escrituração do atual Livro Registro de Entradas não influencia o momento da apropriação do crédito, ainda que as informações nele constantes possam continuar relevantes para outros controles fiscais, como a gestão de estoques. 

Diferentemente do que ocorre no ICMS, em que a apropriação do crédito está vinculada à entrada física da mercadoria no estabelecimento do adquirente, no IBS esse momento não guarda relação com a movimentação física do bem, e sim com a apropriação financeira (pagamento) do imposto na entrada.

Salvo nas hipóteses em que a Lei Complementar 214/2025 prevê exceção expressa, a apropriação do crédito de IBS pelo adquirente está associada ao momento em que o débito do fornecedor é extinto naquela apuração, por qualquer das modalidades previstas. 

Nessa sistemática, o marco temporal para o reconhecimento do crédito não decorre de um evento operacional do adquirente, mas de um evento  ocorrido no âmbito do fornecedor. 

Assim, é por meio da consulta ao sistema de apuração do IBS que o contribuinte adquirente poderá identificar o momento exato da apropriação do crédito, tanto em relação às aquisições quanto aos cancelamentos ou devoluções de operações, nos casos em que essas operações ensejarem direito creditório.

Exemplo: